= Oficio =Es la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como: sociedades, sindicatos, clubes y otras.
Se diferencia de la carta por:
1) El cuadro clasificador o las referencias iniciales, que es conformado por el nombre de la dependencia que gira el oficio, el departamento y sección que lo tramitan, el numero del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente.
2) El asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rápidamente del contenido del mismo, debe de ser clara, precisa y breve.
3) En que sustituye en el nombre del destinatario, las expresiones: señor, señora o señorita, por la de ciudadano o ciudadana (C. en singular CC en plural)
4) Suprime el vocativo
5) El final y después de la frase o termino de despedida, se escribe el lema oficial del gobierno, o de la institución respectiva. El lema oficial del gobierno es “SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION”, que debe figurar en toda correspondencia exterior.
6) En que la jerarquía o categoría del firmante se escribe antes de su nombre. Ejemplo: El Oficial Mayor y cuatro líneas después el nombre del firmante.
Consta de 12 elementos y estos son:
1) Membrete (sello de la empresa, impreso o mecanografiado)
2) Referencias iniciales
3) Asunto
4) Fecha
5) Destinatario
6) Antecedentes
7) Texto o cuerpo
8) Despedida
9) Lema
10) Antefirma
11) Firmante
12) Datos finales: anexo, c.c.p. y referencias
= Circular =
Al decir circular nos referimos al documento que se gira destinado para un grupo de personas interesadas en el asunto que se trate, generalmente se pone de manera general esta indicación, ejemplo:“A todos los compañeros miembros de este Sindicato”
Circular de oficina pública, con aviso de copia: Escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o numerosas personas, a quienes interesa por igual. La o las copias se señalan por me dio de las iniciales “c. c. p.” que significan “con copia para” y seguido el o los nombres de a quienes se les enviara una copia de la circular.
Circular de organización sindical con aviso de anexo: Escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o numerosas personas, a quienes interesa por igual. La palabra anexo debe de escribirse antes de las referencias finales.
Es difícil mencionar cuales son los elementos de una circular, pero se pueden nombrar los siguientes:
1) Nombre de la empresa, sindicato, club, asociación, etc., que o donde se expide
2) Departamento que lo expide
3) Asunto
4) Numero de la circular
5) Lugar y fecha de expedición
6) Destinatario (de forma general como en el ejemplo)
7) Texto o cuerpo
8) Despedida formal
9) Lema
10) Departamento que lo expide (nuevamente)
11) Firmantes
12) Otros datos: c. c. p., anexo, etc.
13) Referencial finales
= Memorándum =
Es la relación concisa de asuntos que han de estar presentes en nuestra memoria mientras se tramitan o resuelven.Los elementos de este son:
1) El nombre “M E M O R A N D U M” (separando cada letra por un espacio)
2) Lugar y fecha de expedición
3) De:
4) Para:
5) Asunto
6) Cuerpo
7) Firmante
8) Cargo del firmante
= Convocatoria =
Es el documento que se expide por personas autorizadas, mediante el cual se convoca o cita a los interesados para que se reúnan a dar el trámite que corresponda a los asuntos que se comunican en la propia convocatoria, o de conformidad con lo previamente establecido.
Los elementos de la convocatoria son:
1) El nombre de “CONVOCATORIA”
2) Lugar y fecha de expedición
3) Destinatario(s)
4) Cuerpo
5) Despedida
6) Lema
7) Empresa, club, asociación, etc., que lo expide.
8) Firmante
9) Cargo del firmante
= Acta de junta =
Es el documento que se realiza durante o después de una junta, en donde se anotan los datos mas importantes que se trataron en la junta. Hay tres estilos de acta de junta, estos son:
Acta en forma descriptiva (estilo antiguo): Relato en forma descriptiva de lo ocurrido. No obstante su antigüedad, es la mas conocida; sin embargo, resulta poco practica por la prolijidad de su redacción y su estructura dificulta la localización de los datos que en determinado momento es preciso consultar.
Acta memorándum con clasificación de asuntos y acuerdos solamente (forma simple): Con clasificación de asuntos y acuerdos únicamente. Esta forma es útil solo para recordar o tener a mano la información mas importante
Acta con clasificación de asuntos, debates, y acuerdos (estilo moderno): Con exposición de asuntos, debates y acuerdos, expuestos en forma clara, precisa, propia, breve y con márgenes escalonados. Es verdaderamente práctica para su redacción y consulta.
En si el acta de junta no tiene una estructura definida pues la estructura depende del estilo de acta que se use.
= Informe =
Informe simple: Noticia o noticias que se rinden de un negocio o persona. En este caso se llama simple, porque las ideas están expuestas en forma sencilla. Su estructura es:
1) Se comienza con “INFORME” y las referencias: destinatario, firmante, y motivo del informe, todo en forma de párrafo
2) Lugar y fecha de expedición
3) Saludo
4) Cuerpo
5) Despedida
6) Firmante
7) Otros datos: c. c. p., anexo, etc.
8) Referencias finales.
Informe clasificado: En contraposición del informe simple, a este se le llama clasificado, porque las ideas se exponen atentas a una clasificación. La estructura no cambia en nada con respecto al informe simple, pero en el cuerpo del informe deben ponerse de forma contable los asuntos a tratar, estos deben ir centrados y numerados y totalmente en mayúsculas.
= Carta comercial =
La carta es la forma que generalmente se emplea en la correspondencia de empresas mercantiles y en las relaciones personales o privadas.
De ahí que la carta signifique la forma de aplicación practica más importante en materia de distribución de correspondencia, ya que su estructura sirve de base, con ligeras variantes, a la de otras formas de correspondencia como circulares, memorándums, y demás documentos comerciales y mercantiles.
Los elementos que la forman son:
1) El membrete: (nombre dirección de la persona que la firma)
2) Fecha y lugar de expedición
3) Destinatario
4) Vocativo
5) Cuerpo o texto
6) Despedida
7) Antefirmas.
8) Otros datos: c. c. p., anexo, etc.
9) Referencias finales ( iniciales de la persona que dicta y del empleado que escribe)
